Créer une réponse standardisée avec Gmail

La messagerie Gmail est bien pratique, car tout est relié à votre agenda ou votre Smartphone et vous pouvez consulter vos e-mails de n'importe quel poste de travail. Cette messagerie offre donc de multiples possibilités, dont la réponse standardisée, qui permet de créer vos modèles de courriels, que vous êtes amenés à envoyer régulièrement. En créant ces e-mails, vous gagnez en efficacité en les automatisant. Je vous propose un tutoriel simple pour créer une réponse standardisée avec Gmail.

Activez la réponse standardisée dans le Labo

En faut à droite, cliquez sur le petit écrou puis sur paramètres.
Régler les paramètres dans Gmail

Cliquez ensuite sur l'onglet Labo puis recherchez la fonctionnalité expérimentale "réponses standardisées". Cliquez sur activer puis enregistrer les modifications.
Activer la réponse standardisée
 

Créez une réponse standardisée

Pour créer une réponse standardisée, vous allez créer un nouveau message.
Par exemple, vous êtes prestataire de services dans le bâtiment et vous souhaitez confirmer un rendez-vous avec un prospect, suite à un entretien téléphonique. Pour cela, vous allez rédiger votre e-mail, en indiquant un objet précis. Par exemple :  Chantier M. Dupont - Confirmation de rendez-vous.
Ensuite, vous allez cliquer en bas à droite, sur la petite flèche, près de la corbeille, sur "réponses standardisées" puis "nouvelle réponse standardisée".
Si vous utilisez une signature personnalisée, pensez à la supprimer.
Activer une nouvelle réponse
Une fenêtre s'ouvre en vous proposant le titre que vous avez renseigné lors de l'écriture de votre e-mail. Vous pouvez toutefois le modifier. Cliquez sur "OK" pour enregistrer cette nouvelle réponse standardisée.
Entrer un titre
 

Insérez une réponse standardisée

Pour insérer une réponse standardisée, cliquez en bas à droite sur la petite flèche, puis sur "réponses standardisées". Vous allez alors choisir la réponse créée au préalable, comme dans l'exemple ci-dessous "Prestation de rédaction web - Facture".
Votre e-mail s'affiche automatiquement, vous n'avez plus qu'à le compléter et ajouter éventuellement votre pièce jointe.

Cette fonction de réponse standardisée permet d'automatiser certaines réponses et de gagner du temps au quotidien. Cet article vous a plu ? N'hésitez pas à le partager !

Crédit photo : pexels.com et captures d'écran privées